Fazer planejamento diário, semanal e mensal
Quando não temos um planejamento bem estruturado, facilmente perdemos muito tempo no dia tentando resolver os problemas conforme eles vão aparecendo. O que isso significa?
Ao invés de saber com antecedência o que estava planejado para acontecer em seu dia a dia, você encara mais surpresas. A nossa dica aqui é sempre investir uma parte do tempo preparando-se para o próximo dia, próxima semana ou próximo mês. Isso auxilia inclusive para você ver as tarefas de maneira mais objetiva.
Você pode fazer uma lista de tarefas e separar as que são mais importantes, como falaremos a seguir.
Saiba priorizar
Liste as tarefas diárias e defina o que é prioridade. Lembre-se sempre de que não somos capazes de realizar tudo que temos pendente, mas organizar ajuda o seu cérebro a visualizar as soluções rapidamente.
Para reconhecer o que deve ser feito em seu dia primeiro, defina quais são as tarefas mais urgentes com base na técnica de Matriz de Priorização. Essa ferramenta é capaz de agilizar processos de decisão!
Podemos identificar as tarefas como:
Importantes e urgentes – tudo que é preciso fazer agora;
Importantes e não-urgentes – caso você não faça não vai ter problemas, pode decidir quando fazer;
Não-importante e urgente – pode ser delegado para outra pessoa;
Não-importante e não-urgente – são as tarefas que podem esperar.
Dessa forma, você pode nivelar as tarefas de acordo com a prioridade, você é quem vai decidir qual peso cada tarefa tem e qual executar primeiro.
Ter uma gestão de tempo
Saber realizar a gestão do seu tempo é indispensável para ter um dia mais produtivo. O tempo é um recurso escasso, uma vez que se for desperdiçado, não existe uma forma de recuperá-lo.
Uma das boas práticas para administrar melhor o seu tempo é criar o hábito de utilizar uma agenda para registrar todos compromissos. Ela pode ser digital ou de papel, o importante é mantê-la atualizada e de acordo com os seus objetivos. Por exemplo, se você deseja ter mais destaque nos estudos, separe horários para que estude regularmente e gerencie o que é prioridade dessa meta.Outra técnica é determinar um intervalo entre tarefas que exigem muito da sua concentração.
Determine um horário para cada atividade: assim você realiza de acordo com a sua agenda e não de acordo com a agenda dos outros. Definir um horário para responder e-mails, realizar ligações, marcar reuniões. Isso contribui para que você não desvie a sua atenção e tenha maior foco.
