maio 16, 2019 — Produtividade

Como aumentar a produtividade no trabalho

A correria do dia a dia às vezes é muito cansativa e podemos nos atrapalhar com a entrega de resultados. Isso quer dizer que não estamos sendo tão produtivos como gostaríamos. Aumentar a produtividade sem grandes dificuldades pode ser um caminho simples e prático, desde que você saiba como. Para atingir esse objetivo mostramos as melhores práticas!

A produtividade tem relação com o que você consegue realizar de acordo com o seu tempo disponível. Ela pode ser identificada em vários ambientes: profissional (individual e com equipe) e pessoal. Vamos mostrar práticas que vão ser úteis em qualquer ambiente e fazer com que você e sua equipe tenham melhores resultados!

Fazer planejamento diário, semanal e mensal

Quando não temos um planejamento bem estruturado, facilmente perdemos muito tempo no dia tentando resolver os problemas conforme eles vão aparecendo. O que isso significa?

Ao invés de saber com antecedência o que estava planejado para acontecer em seu dia a dia, você encara mais surpresas. A nossa dica aqui é sempre investir uma parte do tempo preparando-se para o próximo dia, próxima semana ou próximo mês. Isso auxilia inclusive para você ver as tarefas de maneira mais objetiva.

Você pode fazer uma lista de tarefas e separar as que são mais importantes, como falaremos a seguir.

Saiba priorizar

Liste as tarefas diárias e defina o que é prioridade. Lembre-se sempre de que não somos capazes de realizar tudo que temos pendente, mas organizar ajuda o seu cérebro a visualizar as soluções rapidamente.

Para reconhecer o que deve ser feito em seu dia primeiro, defina quais são as tarefas mais urgentes com base na técnica de Matriz de Priorização. Essa ferramenta é capaz de agilizar processos de decisão!

Podemos identificar as tarefas como:

Importantes e urgentes – tudo que é preciso fazer agora;

Importantes e não-urgentes – caso você não faça não vai ter problemas, pode decidir quando fazer;

Não-importante e urgente – pode ser delegado para outra pessoa;

Não-importante e não-urgente – são as tarefas que podem esperar.

Dessa forma, você pode nivelar as tarefas de acordo com a prioridade, você é quem vai decidir qual peso cada tarefa tem e qual executar primeiro.

Ter uma gestão de tempo

Saber realizar a gestão do seu tempo é indispensável para ter um dia mais produtivo. O tempo é um recurso escasso, uma vez que se for desperdiçado, não existe uma forma de recuperá-lo.

Uma das boas práticas para administrar melhor o seu tempo é criar o hábito de utilizar uma agenda para registrar todos compromissos. Ela pode ser digital ou de papel, o importante é mantê-la atualizada e de acordo com os seus objetivos. Por exemplo, se você deseja ter mais destaque nos estudos, separe horários para que estude regularmente e gerencie o que é prioridade dessa meta.Outra técnica é determinar um intervalo entre tarefas que exigem muito da sua concentração.

Determine um horário para cada atividade: assim você realiza de acordo com a sua agenda e não de acordo com a agenda dos outros. Definir um horário para responder e-mails, realizar ligações, marcar reuniões. Isso contribui para que você não desvie a sua atenção e tenha maior foco.

Organize o local de trabalho

Para ter economia de tempo, invista na organização do seu ambiente de trabalho ou estudo. A bagunça pode atrapalhar a sua concentração, portanto invista em pastas para armazenar importantes arquivos. Mantenha a área de trabalho do seu computador em ordem, removendo arquivos que não serão mais utilizados.

Realize uma atividade de cada vez

Ao tentar realizar muitas atividades diferentes ao mesmo tempo, pode ser que a qualidade da entrega não seja boa. Por isso é fundamental priorizar e realizá-las uma por vez. Quando você está fazendo uma atividade e a interrompe para fazer outra, isso reduz a sua concentração na execução da tarefa.

Agora que você já criou a sua lista de tarefas e as separou de acordo com a sua prioridade, tenha em mente que fazer mais de uma ao mesmo tempo diminui a qualidade da sua entrega.

Isso influencia também na questão de saber ignorar as tarefas que não sejam fundamentais no momento. No trabalho, por exemplo, opte por reuniões que apenas envolvam questões importantes, evitando o desperdício de tempo.

Utilizar o método GTD

O GTD é uma metodologia que fica dentro do guarda-chuva de gestão do tempo. É uma sigla em inglês para Getting Things Done, que pode ser entendido por a “Arte de fazer Acontecer”. Por se tratar de um método, demanda certo tempo para incorporá-lo à sua rotina.

A metodologia criada por David Allen engloba 5 principais passos:

1. Coletar: você vai retirar as suas ideias da cabeça e coisas a fazer, depois vai anotar tudo que se lembrar no momento.
2. Resolver: de todas as ações anotadas acima, você vai processar e decidir o que fazer com elas. Quais vão demandar ação e quais não vão. Aqueles que demandam ação devem ser listados.
3. Estruturar: para organizar, faça suas tarefas e projetos de acordo com o contexto delas. Por exemplo, dividi-las em Pessoal, Trabalho, Viagem, isso serve para facilitar a busca pelas tarefas.
4. Reconsiderar: uma vez que as ações foram definidas, é importante revisar as informações e se necessário, atualizá-las.
5. Engajar: momento de execução das tarefas. Você vai ter maior clareza de pensamento, maior eficiência e tomadas de decisões mais precisas.

Cuidar da saúde é ter mais produtividade

A saúde é uma das aliadas à produtividade, pois está relacionada com a sua motivação e o seu bem-estar. Ao cuidar melhor de si mesmo, incentivar isso em sua equipe, também pode gerar melhorias no ambiente profissional e pessoal.

Investir na sua saúde e na saúde da sua equipe gera um retorno maior que apenas prevenir contra doenças, falta de motivação e outros. Esse retorno pode ser a melhoria da capacidade de concentração. No ambiente de trabalho implementar programas de bem-estar para incentivar a melhoria de saúde é uma solução que aumenta a produtividade do seu time. Para saber mais sobre as vantagens de programas de saúde, acompanhe nosso blog.